Perbandingan Basis Data Manual dan Elektronik

Sepertinya kita pernah mendengar kata basis data, namun jika di tanya apa sih basis data itu? Mungkin kita akan sulit mengungkapkan kata-kata yang menggambarkan basis data. Baiklah disini saya akan paparkan secara simple basis data, untuk sekedar pengetahuan.

Tahukah kamu apa itu basis data??

Basis: dapat diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul.
Data: representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia, pegawai, siswa, pembeli, pelanggan, barang, hewan peristiwa, konsep, keadaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi, atau kombinasinya.
Pengertian Basis Data: Kumpulan file / table yang saling berelasi (berhubungan) antara satu dengan yang lainnya. Koleksi terpadu dari data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi.

Basis data dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang, seperti menurut Connolly (2002,p14), definisi basis data adalah kumpulan data yang dihubungkan secara bersama-sama, dan gambaran dari data yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi dari suatu organisasi. Berbeda dengan sistem file yang menyimpan data secara terpisah, pada basis data data tersimpan secara terintegrasi. Basis data bukan menjadi milik dari suatu departemen tetapi sebagai sumber daya perusahaan yang dapat digunakan bersama.

Basis data ada 2 jenis yaitu : Basis data Manual dan Basis data Elektronik.

1. Basis Data Manual

Simplenya basis data ini diibaratkan seperti lemari buku yang didalamnya terdapat beberapa rak yang terisi oleh kumpulan buku serupa tiap raknya. Jadi bisa dibilang tiap rak terisi oleh buku sejenis dalam arti buku yang sama namun beda edisi, seperti itulah gambaran simplenya.

2. Basis Data Elektronik

Jadi basis data ini adalah kumpulan data yang terintegrasi dan tersimpan pada penyimpanan elektronik. Prinsip yang digunakan basis data adalah pengaturan, dimana data yang masuk dalam penyimpanan elektronik tersebut akan diatur didalamnya. Mulai dari nama, jenis data,dan data lainnya akan dikelompokkan dan diurutkan seperti dalam rak buku. Adanya basis data ini dapat mempercepat dan memudahkan user saat pencarian data, seperti yang telah dijelaskan diatas kemudahan dan kecepatan tersebut karena data telah diurutkan dan dikelompokkan. Contoh : Flashdisk, Hard disk, dll.

Untuk data yang tersimpan didalam komputer tentunya perlu sesuatu yang mengatur data tersebut. DBMS (Data Base Manajement System) merupakan sebuah program aplikasi (software) yang fungsinya mengatur data mulai dari mengambil, menghapus,hingga memasukan data. Software yang digunakan adalah Ms. Excel, Ms. Acces,Sql, Oracle,dB2, dBase III, IV, Fox Base.

Pengelolaan Data Manual vs Database(Elektronik) 

Secara umum pengelolaan data secara manual hanya cocok untuk mengelola data dalam jumlah kecil dan informasi yang diharapkan terhadap data tersebut bersifat monoton dan tidak banyak berulang. Kelemahan yang terdapat dalam pengelolaan data secara manual adalah : 

a. Duplikasi data 

Duplikasi data terjadi karena masing-masing bagian mengelola data secara sendiri-sendiri. Sehingga data yang sama tersimpan pada berbagai tempat. Misalnya : Bagian kemahasiswaan telah menyimpan dan mengelola data mahasiswa untuk kepentingannya, tapi di bagian jurusan juga menyimpan dan mengelola data mahasiswa sesuai dengan kepentingannya juga. 

b. Terbatasnya berbagi data 

Hal inilah yang menyebabkan terjadi duplikasi data, karena antara satu bagian dengan bagian lainnya tidak saling berhubungan atau berdiri sendiri. 

c. Ketidakonsistennya data 

Ketidakkonsistennya data terjadi karena terjadipenyimpanan dan pengelolaan data yang sama di berbagai tempat. Misalnya : Si Dodi adalah mahasiswa jurusan manajemen, pada semester 3 Dodipindah ke jurusan akuntansi. Bagian salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena merupakan dasar dalam menyediakan informasi Menentukan kualitas informasi : akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Informasi dapat dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Mengurangi duplikasi data (data redudancy) Mengurangi pemborosan tempat simpanan luar kemahasiswaan telah mencatat dan menyimpan data Dodi sebagai mahasiswa jurusan akuntansi. Tapi di bagian jurusan manajemen, karena tidak adanya informasi, maka si Dodi tetap tercatat sebagai mahasiswa jurusan manajemen. 

Tentu hal seperti ini akan berakibat fatal, bukan ! 

d. Kurangnya integritas data 

Karena adanya ketidakkonsistenan data mengakibatkan kurangnya Integritas terhadap data. Integritas menyangkut dalam hal kevalidan data. 

e. Kesulitan dalam mendapatkan informasi 

Misalnya pada suatu saat, kepala akademik menginginkan data mahasiswa dengan IPK diatas 3.00. Maka tentu hal ini akan menghabiskan waktu yang lama untuk memprosesnya, apalagi kalau jumlah data yang diolah sudah mencapai lebih dari ribuan record. 

f. Ketidakluwesan 

Kurangnya respon dalam hal menghadapi perubahan dan pengembangan atas informasi yang diinginkan. Misalnya, kalau terjadiperubahan terhadap data yang diinginkan, maka haruslah diulang dari awal lagi. Begitu juga halnya dengan tingkat kompatibilitas dengan perkembangan perangkat lunak di masa depan. 

Semua kelemahan-kelemahan dalam pengelolaan data secara manual diatas dapat diatasi dengan pengelolaan data dalam suatu sistem database. Berikut keuntungan menggunakan database dalam mengelola suatu sistem informasi ; 

a. Duplikasi data dapat diminimalkan 

Duplikasi data dapat diminimalkan, dan biasanya data yang duplikat tersebut merupakan field kunci. Hal ini memang tidak bisa di hindari, karena field kunci ini digunakan nantinya sebagai key untuk hubungan antar tabel dan menyangkut integritas serta independensi data. 

b. Integritas data tinggi 

Tingkat kevalidan data tinggi, karena data yang sama saling berelasi, sehingga apabila ada perubahan pada suatu data, maka data yang sama difile yang lain otomatis juga berubah. 

c. Independensi data 

Tingkat ketergantungan data sangat tinggi, dimana anda tidak bisa melakukan perubahan terhadap suatu data, jika data tersebut sedang dipakai oleh file lain. Misalnya ; Anda tidak dapat menghapus data matakuliah tertentu pada file matakuliah, kalau matakuliah tersebut sedang diambil oleh mahasiswa pada file KRS misalnya. 

d. Konsistensi data tinggi 

Ini berhubungan dengan independensi data, sehingga tingkat konsistensi data jadi tinggi. 

e. Dapat berbagi (sharing) data 

Ini merupakan salah satu keunggulan dari pengelolaan data dengan sistem database, dimana anda dapat saling berbagi dalam penggunaan file, baik bersifat jaringan maupun client server. Modul Pelatihan Database 

f. Tingkat keamanan tinggi 

Adanya pemberian password dan hak akses pada suatu file mengakibatkan hanya orang yang berhak saja yang bisa mengakses file tersebut. Sehingga lebih aman. 

g. Mudahnya mendapatkan data 

Proses mendapatkan data dan informasi pada database dapat dilakukan dengan mudah, terutama menggunakan Structure Query Language (SQL), yang merupakan bahasa standar dalam DBMS.